電話対応の基本と担当者不在時のマナーや伝言方法

スキルアップ
電話応対は必須スキル! 電話応対は、ビジネスパーソンに欠かせないビジネススキルです。ビジネス電話に要求されるのは、「好感度」「正確さ」「簡潔さ」。どんな内容の電話がかかってきても、相手に失礼のないように応対してください。今回は電話応対の基本的な流れ、伝言メモの書き方、携帯電話のマナーを確認していきましょう。

■電話応対


電話応対、電話の受け方の基本

電話の第一声は重要です。あなたの声の第一印象は大丈夫ですか?


■声はワントーン高く

電話の声が暗くてボソボソしていると聞きづらく、頼りなく、不親切な印象を受けます。電話に出る時は、通常のトーンよりも少し高めの声が相手に聞きやすく届きます。腹式呼吸をして大きな声で元気よく出てください。また、話し中にメモを取れるように、電話の横にはいつもペンとメモ帳を用意しておいてください。

■3回以内に出る
電話が鳴ったら、コール3回以内に出ます。人は電話をかけた時、待ち時間が「11秒」を過ぎるとイライラしはじめる、という調査報告があります。11秒とは、ちょうど2コールを超えて3コールに入る時間。3回以上鳴ってから出る時は、

「大変お待たせしました……(中略)…… こそ、マナーには細心の注意が必要です。

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