報告書の書き方…読んでもらえるポイントと例文

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なぜ、報告書を書くのだろう? 「仕事は指示に始まり、報告に終わる」と言われます。では、日頃あなたに指示を出す人は誰でしょうか。きっと多くは上司でしょう。でも上司は部下全員の仕事ぶりをじっと観察するわけにはいきません。そこで部下は、上司に報告する義務があるわけです。そのとき口頭でなく文書にまとめるもの、これが報告書です。

報告書はビジネスパーソンにとって必須であり、書く機会の多い文書ともいえます。まずは、上司からダメ出しされる報告書の例を挙げてみます。

報告書、よくある「ダメ出し」の例

こんな報告書は上司からダメ出しされる

・「提出するのが遅いぞー」
⇒報告書はすばやく発信しなければなりません。情報は鮮度も大切なのです。

・「要するに何が言いたいの?」
⇒わかりにくい報告書は、ムダな仕事を生みます。読み手は書き手に質問や確認をしないと理解できないからです。

・「どこまでが事実で、どこからがあなたの意見なの?」
⇒事実と意見をミックスさせると、読み手を混乱させてしまいます。

・「あいまいで具体性に欠けているよ」
⇒抽象的な表現をすると、論点がボヤけて嫌がられます。

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